Витяг з Єдиного державного реєстру ветеранів війни є офіційним документом, що підтверджує наявність або відсутність відповідного статусу, встановленого згідно з Законом України “Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту”. Отримання такого витягу є публічною адміністративною послугою, яка доступна в електронній формі через центри надання адміністративних послуг (ЦНАПи).
Для того щоб отримати витяг з реєстру, особа має пройти процедуру ідентифікації. Це здійснюється адміністратором ЦНАПу шляхом пред’явлення документа, що посвідчує особу. Це може бути паспорт громадянина України або тимчасове посвідчення, посвідка на постійне проживання, посвідчення біженця або документ особи, яка потребує додаткового захисту. Якщо звертається не сама особа, а її законний або інший уповноважений представник, до запиту обов’язково додається документ, що підтверджує повноваження діяти від імені заявника, оформлений відповідно до вимог законодавства.
Запит на отримання витягу можуть подати не лише самі ветерани, але й члени їхніх сімей: чоловік або дружина, непрацездатні батьки, представники неповнолітніх дітей, повнолітні неодружені діти з інвалідністю, а також особи, які перебувають під опікою або піклуванням ветерана. Це стосується й випадків, коли мова йде про осіб, які були захоплені в полон або зникли безвісти за особливих обставин. У такому разі право подати запит мають особи, що фактично проживали разом з ними.
У запиті потрібно вказати основні персональні дані: прізвище, ім’я, по батькові (якщо є), реєстраційний номер облікової картки платника податків, серію та/або номер паспорта, а також дату народження. Якщо запит подається не особисто, то також надається інформація про заявника та документ, що підтверджує його повноваження. У разі подання запиту щодо військовополоненого або зниклого безвісти додається витяг з відповідного реєстру.
Сформований витяг з Реєстру містить такі дані: повне ім’я особи, її дату народження, податковий номер (якщо є), паспортні дані, серію та номер посвідки на проживання або іншого документа, статус (або статуси), передбачені законом, підстави та строки дії статусу, а також дату і підставу можливого позбавлення статусу. У витягу також зазначається унікальний електронний ідентифікатор.
Якщо за вказаними даними у реєстрі не знайдено жодної інформації, у витягу буде відображено відповідну відмітку про відсутність відомостей. У випадку смерті особи витяг не надає повних даних, а лише містить інформацію про неможливість видачі інформації.
Такий витяг може бути використаний на території України як офіційне підтвердження статусу ветерана або для вирішення інших правових та соціальних питань.